Tajnik prima posjetitelje, poslovne partnere i s njima komunicira osobno ili putem telefona. Preusmjerava telefonske pozive, preuzima i prenosi poruke, prima poštu, razvrstava je, odašilje i vodi evidenciju o tome. Vodi dokumentaciju i odgovorna je za njeno pravilno pohranjivanje.
Samostalno ili prema naputku, tajnik sastavlja, piše i uređuje dopise, zapisnike i drugu dokumentaciju. Priprema i pomaže pri organizaciji radnih sastanaka te pruža stručnu i administrativnu potporu prilikom pripreme materijala. Piše zabilješke služeći se stenografijom, koristi računalo i osnovne računalne programe za pripremu različitih dokumenata.
Organizira službena putovanja i vrši rezervacije smještaja. Vodi rokovnik i rezervaciju termina, dogovara sastanke i pravi njihov raspored.
Brine za ugošćivanje i posluživanje gostiju i sudionika sastanaka. Vodi kadrovsku evidenciju i evidenciju prisutnosti na poslu.
Znanja, vještine i poželjne osobine
Tajnica mora dobro pismeno i usmeno komunicirati na hrvatskom i najmanje jednom stranom jeziku. Mora vladati općim i poslovnim bontonom, te imati široka znanja iz područja opće kulture.
Također, mora poznavati uredsko poslovanje, osnove i propise o sigurnosti arhivske građe, te postupke pohranjivanja i izdvajanja dokumentacijske građe.
Potrebno je vladati stenografijom i stenodaktilografijom, znati se služiti računalom i osnovnim računalnim programima koji se koriste u uredskom poslovanju (programima za uređivanje teksta, tabličnim kalkulatorima i dr.), te upotrebljavati telefon, telefaks, elektronsku poštu i druga moderna sredstva komunikacije.
Tajnik mora poznavati osnove organizacije rada, propise iz područja radnog i trgovačkog prava, ustavni ustroj Republike Hrvatske, osnove financijskog, knjigovodstvenog i vanjsko-trgovinskog poslovanja, te imati osnovna znanja iz područja gospodarstva, poduzetništva i psihologije rada.
Tajnik mora imati dobre verbalne i organizacijske sposobnosti, izvrsnu koncentraciju i pamćenje, te razvijene komunikacijske vještine. Mora biti sposobna obavljati nekoliko poslova istodobno, prilagođavati se promjenama i raditi na usavršavanju stručnoga znanja, te brinuti o tehničkim i drugim novostima s područja uredskog poslovanja.
